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Desk Booking: una solución a los aforos

Actualizado: 29 feb

Los trabajadores comienzan a volver a oficinas y lugares de trabajo, pero ahora sus antiguos puestos dejaron de ser privados, incluso los tradicionales cubículos han desaparecido y se convirtieron en áreas compartidas en las que hay que ubicar un lugar cualquiera para acomodarse e iniciar la jornada laboral. Este escenario está ocurriendo en diversas empresas y está generando problemas de asignación de puestos y de coordinación de personas. Un dolor de cabeza principalmente para Recursos Humanos. Ha llegado el trabajo híbrido. A fin de cuentas es la transformación del espacio de trabajo hacia lugares adaptables, más modulares, pero la gestión de su buen uso en forma manual sería descabellado, especialmente para las grandes empresas. Es aquí donde entra el Booking, agendamiento o reserva de espacios / workplace. La reserva de salas de reunión hace tiempo está solucionada mediante las suites como Office y otras, y solo resta añadir un panel indicador que puede incorporar otras funciones complementarias, pero de eso hablaremos en otra ocasión.

En contraste la reserva de puestos de trabajo existiendo ya hace tiempo es recién ahora cuando se ha vuelto de interés, dadas las condiciones actuales causadas por la pandemia. A pesar de los beneficios que pueda brindar el teletrabajo, siempre será necesario acudir a la oficina, y por ende tener un lugar para llegar. Este Booking se resuelve correctamente con una aplicación para smartphone, más que un computador por la naturaleza móvil propia del trabajador en tales circunstancias. Imagine que desayuna en su casa, toma el metro a su empresa y a medio camino se da cuenta que no agendó un puesto. Sería difícil sacar un notebook para reservar ¿no? de ahí el uso de un smartphone para Desk Booking.



Poder reservar “on-fly” es una gran opción, siempre y cuando quede disponibilidad de lugares, lo que también da cuenta de un aforo automático brindado por el sistema. Lo que muestra la app es un plano con las ubicaciones aun no agendadas, definidas por un administrador según la cantidad máxima posible de personas, considerando el distanciamiento requerido por la normativa . Y si, sirve también para reservar el estacionamiento.



Llegados aquí se ha resuelto el problema básico, y se debe comenzar a tomar decisiones sobre otros aspectos:

  • ¿Las reservas deben ser por el día completo o fracciones del mismo?

  • ¿Un trabajador puede realizar una reserva en forma indefinida, sin plazo de término?

  • ¿Se permitirá que la misma persona tome siempre el puesto al lado de una ventana?

  • ¿Se puede liberar un lugar si alguien reserva y no llega o aparece muy tarde?

  • ¿Puede un supervisor administrar, rechazar y reasignar los puestos?

  • ¿Es posible o recomendable contar con dispositivos físicos que indiquen si un puesto está reservado?

  • ¿Puede conocer un gerente quien está disponible en la oficina ?

Estas y otras preguntas, en especial aquellas relacionadas con la flexibilidad de una aplicación de booking para el uso particular de mi empresa definen la solución óptima a implementar.

En ADAPTOR contamos con diversas soluciones de Booking, tanto de puestos de trabajo como de salas de reunión. Le recomendamos encarecidamente que las conozca en nuestro showroom, para lo cual lo invitamos a contactarnos.

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