Salas
Salas de reunión, salas de videoconferencia, huddle room, directorios, focus room, etc. son las denominaciones que predominan en el mercado, ya sea correctamente o no, para describir las salas donde se reune un limitado número de personas, para revisar temas, hacer presentaciones o comunicarse con ubicaciones remotas. En ADAPTOR entendemos que tales tipologías a veces son insuficientes, no ajustándose a los criterios de diseño de los equipos pensados para ellas.
Una sala correctamente implementada brinda a todos los asistentes una óptima visualización y audición desde cualquier parte de ella, lo mismo que desde extremos remotos, y debe considerar:
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Visualización de cualquier medio en una pantalla no inferior a 55” o superior, dependiendo de la longitud de la sala.
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Llamadas de video a través de la plataforma definida por la organización (Zoom, Teams u otra).
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Llamadas de video por plataformas distintas de la anterior.
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Llamadas telefónicas a través de un terminal de voz, con un óptimo nivel de audio en manos libres.
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Presentación simple de contenido en forma inalámbrica y alternativamente con cables.
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Interacción de los usuarios con los contenidos presentados.
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Confidencialidad de lo tratado en las reuniones.
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Agendamiento o reserva con indicación visible en el sitio de su estado de ocupación.
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Ahorro energético cuando no sea ocupada, por medio de sensores que automáticamente desconecten sus recursos .
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Control de todos sus recursos audiovisuales, eléctricos y ambientales.
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Gestión permanente de su estado de ocupación o explotación.
En cuanto a su diseño constructivo, a veces lo arquitectónico no se condice con lo práctico, y recomendamos:
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Uso limitado de muros o separaciones de vidrio o cristales, pues generan gran reverberancia de audio, más allá de los niveles que los equipos estandar pueden manejar, obligando a incorporar aisladores acústicos en casos extremos.
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Una adecuada disposición de la iluminación, para evitar que nivel sea insuficiente para llamadas de video, o que moleste con sombras duras o deslumbramientos durante las mismas.
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Pensar anticipadamente en las aplicaciones de comunicaciones de video, pues más de una vez ocurre que los asistentes quedan a contraluz con ventanas a sus espaldas.
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Que los ductos para cableados sean inadecuados. Es frecuente la necesidad de canalizaciones sobrepuestas, pues los ductos son pocos, sino inexistente o con diametros insuficientes para pasar cables de señales. El uso de extensores y concentradores de audio y video pueden elevar grandemente el costo de una sala.
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Muros suficientemente robustos para el montaje directo de monitores de gran tamaño y equipos asociados. Alternativamente pueden anclarse con soportes diseñados exprofeso al cielo, pero con mayores cargos de instalación y tiempo a consumir.
Salones
A diferencia de las salas, que entendemos como un espacio para un reducido grupo de personas, un Salón es un lugar donde se requiere reunir a una cantidad significativa de asistentes, por lo cual es mandatorio implementar refuerzos de audio y video para que todos puedan interactuar o presenciar en forma cómoda cualquier actividad que en ellos se realice. Normalmente se trata de salas de clases para 30 estudiantes o más estudiantes, aulas magnas, auditorios o salones plenarios, cada uno con exigencias particulares.
Los recursos audiovisuales que se instalen deben proveer una óptima calidad y gran flexibilidad para poder presentar adecuadamente cualquier contenido, o desarrollar las actividades deseadas. En un salón debería considerarse al menos:
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Refuerzo de audio con un sistema de amplificación idóneo y parlantes instalados estratégicamente para distribuir uniformemente el sonido. Por supuesto deberá incluirse la microfonía necesaria para los presentadores y la audiencia, requiriendo en este ultimo caso de micrófonos ambientales, por lo regular.
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Refuerzo de video con monitores de gran tamaño en zonas del orador, con monitores de apoyo en areas centrales y posteriores. Como dispositivos de visualización prinicipales pueden considerarse proyectores y videowall cuando así sea recomendable.
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Cámaras de video con control remoto o seguimiento automático.
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Lo anterior requiere una correcta distribución A/V desde simples conmutadores con entradas y salidas diseñados especificamente para Salas de Clases, a complejas matrices A/V para manejos de múltiples señales, que exigen una canalización específica, generalmente con protocolos ad-hoc como Dante en audio y H.265 en video.
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La distribución de señales A/V entre las entradas y salidas deseadas obligaría a la presencia de un asistente técnico, lo que se evita con la incorporación de automatización de escenarios pre-definidos, selecionables mediante teclados o pantallas disponibles en lugares de fácil acceso e intuitivo uso para los encargados de las salas o incluso para los mismos oradores, presentadores o profesores.
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Una plataforma de comunicaciones para conectar los salones mediante videoconferencia, streaming o webinar, para sesiones donde se interactúe con otras ubicaciones, o cuando se quiera realizar broadcasting de un evento, incluyendo los equipos optimizados para estas soluciones como barras de video y sus periféricos asociados.
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Como un caso particular de las salas de clases, pero no por ello no utilizable en otro tipo de salones, pueden incluirse pantallas táctiles como reemplazo de pizarrones, o si se desea se pueden implementar sistemas de captura de pizarra, si se desea mantener este tradicional recurso.
Areas Comunes
Los espacios de actividad laboral y academica, no se limitan a lugares cerrados y estacionarios como salas y salones, sino que aquellos de tránsito o reunión casual como pasillos, lobbies o recepciones también son de intracción y deben ser incluidos como zonas de comunicación y colaboración. Se puede añadir:
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Cartelería digital para comunicación orientada a clientes y visitas, o para información interna, a modo de diario mural para colaboradores internos.
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Estado de agendamiento visibles de las salas y recursos existentes, mediante pantallas o paneles ad-hoc.
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Distribución de audio para voceo y evacuación de emergencia,
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Enmascaramiento de sonido para mayor discreción y comodidad a trabajadores que laboran en plantas libres.
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Sistema de gestión de espacios para aquellas organizaciones con trabajo híbrido de modo de ocuparlos de mejor forma.
Teletrabajo
El puesto de trabajo salió de la oficina, para a veces puede requerirse la comunicación desde el hogar via teletrabajo. No basta con entregar un notebook, sino que deben añadirse herramientas adecuadas para más comodidad, tanto por aspectos de eficacia como por normativas. Sugerimos que un puesto de trabajo debería incluir:
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Un monitor de formato ancho 21:9 para obtener una visión de varios documentos a la vez.
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Un docking station para usuarios altamente móviles de modo de facilitar una rápida conexión de su notebook a los recursos de su escritorio
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Un auricular o cintillo telefónico que permita gestionar simultáneamente las llamadas desde su móvil, su teléfono de escritorio y la suite de comunicaciones, y que incorpore tecnologías de reducción o cancelación de ruidos, como aquellos propios de una casa.
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Una cámara USB con óptimo manejo de contraluz, y alta definición para una comunicación fluida, que reemplace a las muchas veces limitadas cámaras que incorporan los notebooks
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Opcionalmente una unidad manos libres de escritorio para compartir comunicaciones con terceros o poder alejarse del puesto sin interrumpir la comunicación
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Accesorios para escritorios que brinden la ergonomía correcta al trabajador.
