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Barco: El futuro de las reuniones tiene que ver con la usabilidad y el compromiso

Actualizado: 1 mar



El año 2020 fue un año de cambios en muchos sentidos. Especialmente en el lugar de trabajo digital experimentamos un punto álgido a raíz de la pandemia, y el futuro nos alcanzó. Hoy colaboramos en una realidad diaria de reuniones remotas, virtuales e híbridas. El cambio en la colaboración principalmente cara a cara y en persona fue casi de la noche a la mañana: la aceleración de la transformación digital no tuvo precedentes. ¿Cuáles son las tendencias tecnológicas para este 2021, que impulsarán un entorno de trabajo productivo y atractivo? ¿Cómo debería verse el lugar de trabajo cuando volvamos a la oficina?

Las tecnologías como las pantallas táctiles, la presentación inalámbrica, las soluciones UC&C y la gestión del control AV han cambiado drásticamente la eficacia de las reuniones y la colaboración en los últimos años. Los problemas de ciberseguridad, movilidad, IoT, así como problemas sociales y ambientales, aceleran los requisitos y demandas tecnológicas para un lugar de trabajo en constante cambio. Aún así, podemos considerar al año 2020 como un verdadero catalizador para estas tecnologías mejoradas. Los cambios se implementaron más rápidamente de lo que podríamos imaginar, y la nueva realidad híbrida finalmente encontró su lugar en nuestra nueva normalidad. Pero, ¿qué sigue?

¿Todavía se puede mejorar la reunión híbrida? ¿Es la tecnología sin contacto el camino a seguir? ¿Daremos instrucciones a los técnicos con las manos y la voz en la oficina? ¿O podemos siempre lucir lo mejor posible en reuniones remotas (incluso, piense en el filtro Snapchat 😊)? ¿Qué tal si nuestro propio avatar asiste a una reunión a la que no podemos marcar? ¿O un bot que toma notas de reuniones? ¿Qué tan futurista o realista es eso?


No hay lugar como el hogar, ¿verdad?

Un estudio global mostró que hay cierta "fatiga de trabajar desde casa" que se ha desarrollado después de meses de cuarentena. Los empleados están más que listos para regresar a la oficina, después de meses de luchar con la colaboración remota con colegas y de perder la vida social de la oficina. En promedio, quieren pasar un máximo de 2 días en casa, después de que se levanten las restricciones. Ha llegado el momento de que las empresas comiencen a idear cómo será la oficina en los próximos meses y más adelante. Los cambios en el diseño de la oficina no son los únicos elementos de la lista.

En 2021, las soluciones tecnológicas seguirán revolucionando el lugar de trabajo y la sala de reuniones hará su regreso. Desde que se introdujo una nueva realidad de reuniones híbridas, los empleadores buscan facilitar la colaboración fluida entre los empleados que trabajan en parte a distancia y en parte en la oficina. Esto, se refleja claramente en la elección de herramientas, impulsada en gran medida por la tecnología de video de alta gama. Las soluciones tecnológicas para reuniones necesitarán una buena dosis de flexibilidad y facilidad de uso para poder igualar las experiencias fluidas de videoconferencia que tuvimos en casa.


Esperamos una mejor categoría de reuniones y tecnología

Desde la última investigación realizada por Barco sobre reuniones híbridas, se descubrió que los empleados tienen altas expectativas para sus reuniones futuras, basadas en el avance de la tecnología.

Los empleados enfatizan la necesidad de soluciones que mejoren la eficiencia y la usabilidad, y que optimicen los flujos de trabajo híbridos. No quieren perder tiempo: buscan una mayor productividad en las reuniones y requieren un acceso más rápido a las reuniones híbridas. Por lo tanto, las aplicaciones de “un solo clic” para unirse a un video, una tecnología de reconocimiento de voz, o soluciones todo-en-uno que brindan una experiencia AV colaborativa de alta gama para todos, ocupan un lugar destacado en la lista de deseos actual. Si su empresa no ha invertido en una cultura de reuniones habilitada por video, su ventana de oportunidad está cerrándose. Ha llegado el momento de equipar las salas de reuniones para formas de trabajo flexibles e híbridas. Una buena configuración audiovisual y herramientas de colaboración e intercambio de contenido eficientes son las necesidades básicas de la sala de reuniones en el 2021.

Por muy atractivas que sean algunas tendencias (solo piense en filtros estilo Instagram para videoconferencias, su propio avatar o software para la co-creación remota), estas solo encontrarán su camino hacia las salas de reuniones si la tecnología puede asegurar una experiencia de usuario perfecta y no esfuerzos adicionales de TI o empleados.


Mejore la experiencia de reuniones híbridas en el futuro

Los empleados esperan herramientas que los ayuden a lograr un mayor compromiso y que permitan una mejor colaboración con sus colegas. El intercambio de contenido dentro y fuera de la sala de reuniones debe realizarse con un solo clic. Escritura en pizarra, anotación, moderación, votación y salas de reuniones virtuales son características que queremos en cualquier sala de reuniones durante el próximo año.

Más adelante, esperamos ver herramientas de realidad virtual en la sala de reuniones para permitir que los participantes remotos aparezcan 'en persona' en una sala o inteligencia artificial que brinde comentarios sobre los participantes y su participación en las reuniones. La tecnología hará sugerencias sobre cómo mejorar la productividad en sus reuniones. Recibirá un recordatorio automático para enviar la agenda de la reunión y otro para finalizar la reunión a tiempo. Una aplicación le sugerirá que haga preguntas para involucrar a un colega más silencioso, puede bajar la temperatura en la habitación, hacer cambios en la iluminación y la ergonomía, u ofrecerle un ejercicio de relajación si su presión arterial está aumentando. Las posibilidades son infinitas. Las reuniones se volverán más inteligentes, al igual que sus empleados.



Todo se reduce a que las tecnologías de reunión con las que soñamos faciliten una mayor conectividad humana entre los participantes físicos y virtuales. El año 2020 nos enseñó que colaborar de forma remota con colegas, clientes, y otros, no es algo natural. Requiere un esfuerzo continuo: nos obliga a conectar esa cámara web (incluso en los días de mal cabello) e interactuar constantemente durante innumerables llamadas virtuales. Es difícil encontrar una solución que haga que las reuniones remotas sean tan sencillas como las reuniones cara a cara. Y, sin embargo, la clave para una mejor colaboración y una mayor conectividad reside exactamente ahí. Las formas híbridas pueden funcionar si la tecnología en la sala de reuniones está de su lado, haciendo que sus flujos de trabajo sean simples, fáciles, inalámbricos e inteligentes.

“Siempre habrá una necesidad de interacción cara a cara, solo necesitamos encontrar el equilibrio adecuado entre el contacto físico y la colaboración virtual. Si las empresas pueden lograr esta combinación, respaldadas por las tecnologías adecuadas, y ayudar al personal a adaptarse a la serie de cambios que están ocurriendo en cada faceta de sus vidas, estarán en forma para el futuro y preparadas para enfrentar los desafíos que todos enfrentamos en el 2021, y aprovechar las oportunidades que seguramente vendrán ”. (Lieven Bertier, Director de Marketing de Segmento en el Lugar de Trabajo de Barco)
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